La necesidad de reflejar hechos contables exige de una técnica específica. Pero empecemos poco a poco. Por “hecho contable” entendemos cada hecho de carácter económico que altera de alguna forma la composición del patrimonio empresarial. Para registrar esos hechos contables se hace necesario utilizar lo que se denomina “cuenta”, que es la representación contable de cada elemento patrimonial.
- Para representar gráficamente una cuenta, vamos a utilizar la llamada “cuenta de T”, que es una cruceta con forma de T mayúscula.
- Sobre la cruceta superior aparecerá el nombre ó título de la cuenta.
- Dividiendo en dos mitades la línea horizontal trazaremos la línea vertical.
- El lado izquierdo de la T se llama Debe, y la parte derecha, Haber.
1.-Clases de cuentas
Todas las cuentas se agrupan, según su función dentro de la empresa en:
- Cuentas patrimoniales
- Cuentas de regularización
1.1.-Cuentas patrimoniales
Se denominan así porque representan elementos patrimoniales, es decir, bienes, derechos u obligaciones de la empresa y forman parte del Activo, del Pasivo o del Neto Patrimonial de la empresa:
1.1.1.-Cuentas de Activo.
Representan los elementos patrimoniales de carácter positivo, es decir, bienes y derechos de cobro de la empresa.
- Caja 570
- Bancos 572
- Mercaderías 300
- Construcciones 211
- Terrenos 210
- Mobiliario 216
- Elementos de transporte 218
- Clientes 430
- Maquinaria 213
- ….
1.1.2.-Cuentas de Pasivo.
Representan los elementos patrimoniales de carácter negativo, es decir, obligaciones o deudas de la empresa, que a su vez se dividen en cuentas de
- Proveedores 400
- Deudas con entidades de crédito 527
1.1.3.-Cuentas de Patrimonio Neto.
Representan la deuda no exigible de la empresa con el empresario.
- Capital (deuda con el empresario) 100
1.2.-Cuentas de regularización o cuentas de gastos y de ingresos
Además de las cuentas patrimoniales, hay otras cuentas que no representan ningún elemento del patrimonio, sino que registran acontecimientos económicos de gastos o de ingresos. Estas cuentas no suponen aumentos ni disminuciones del patrimonio.
Dentro de este grupo de cuentas, podemos clasificarlas en dos grupos, según la naturaleza del hecho contable que representan. Estos dos grupos son:
1.2.1.-Cuentas de gastos.
Representan operaciones que suponen un desembolso para la empresa. Por ejemplo, si pagamos la factura del consumo eléctrico o del alquiler del local; las cuentas que se utilizan para la factura de la luz o del alquiler no hacen que el patrimonio aumente o disminuya (el alquiler no es un bien ni un derecho ni una obligación de pago futura; es simplemente un gasto).
- Compras de mercaderías. En esta cuenta se registra el valor destinado a adquirir bienes para su posterior venta. 600
- Suministros. En esta cuenta se registran los consumos correspondientes al suministro eléctrico, de agua, de gas, etc., que no es posible almacenar. 628
- Servicios profesionales independientes. Registra el importe de las facturas de profesionales como abogados, notarios, registradores, asesores, etc. 623
- Transportes. En la que se registra el importe de las facturas de transportes. 624
- Arrendamientos y cánones, en la que se anotan las facturas por el alquiler de locales. 621
- Sueldos y salarios, anotándose en esta cuenta las remuneraciones de los empleados de la empresa. 640
- Reparaciones y conservación, correspondientes al mantenimiento de las máquinas, instalaciones, edificios, etc. de la empresa. 622
1.2.2.-Cuentas de ingresos.
Son aquellas que representan entradas de dinero, siendo parecidas a las cuentas de gastos, pero de signo contrario.
- Ventas de mercaderías, en la que se registra el valor de los bienes que enajena la empresa. 700
- Ingresos por prestación de servicios, en la que registran los ingresos obtenidos por la actividad de servicios de la empresa. 705
