Instaurar el teletrabajo

“Sábete, Sancho, que no es un hombre más que otro, si no hace más que otro. Todas estas borrascas que nos suceden son señales de que presto ha de serenar el tiempo y han de sucedernos bien las cosas, porque no es posible que el mal ni el bien sean durables, y de aquí se sigue que, habiendo durado mucho el mal, el bien está ya cerca. Así que no debes congojarte por las desgracias que a mí me suceden, pues a ti no te cabe parte dellas”. Miguel de Cervantes Saavedra. Don Quijote de la Mancha.

Si de una cosa estamos totalmente seguros, es que de esta situación las cosas que resulten van a ser completamente distintas a lo que estábamos acostumbrados. Estamos aprendiendo a valorar lo que para nosotros nos era obvio (salir a la calle, pasear, ir a trabajar normalmente…). Y además, resulta que ahora estamos haciendo un uso de la tecnología de la comunicación, y le estamos dando un empleo, como nunca lo habíamos hecho y nunca le habíamos dado.

Una de las cuestiones que tras toda esta situación se va a ver potenciada, es la necesidad de implementar, organizar y gestionar el teletrabajo. Pero… ¿Cómo hacerlo?

¿Valen todos los empleos para ser desempeñados en la modalidad de teletrabajo?

Existen unos empleos que son mucho más versátiles que otros para ser desempeñados mediante teletrabajo:

Trabajos que sean fácilmente medibles mediante sistemas objetivos. Me estoy refiriendo a la medición mediante KPI (Key Performance Indicator).
Trabajos con funciones o tareas repetitivas. Me refiero a actividades tales como: Procesamiento de datos, realización de informes, trabajos analíticos y trabajos al fin y al cabo en los que el trabajo en equipo presencial no es un requisito.
Trabajos en los que el componente intelectual sea prevalente; Es evidente que hay actividades físicas que no se pueden hacer mediante teletrabajo, aunque sí se puedan automatizar.

Pero… ¿Cómo implementar y gestionar el teletrabajo en una empresa?

No olvidemos que no se trata de una mera cuestión de instrumentos y de tecnología. “El héroe es la persona, no el arma” dice Batman. Hace falta una cultura y actitud de teletrabajo, que de modo transversal llegue a todos los niveles de la empresa. Esto lleva a concluir que la implantación del teletrabajo no puede ser algo automático y súbito. Sino que ha de ser progresivo. Veamos los elementos necesarios:

1.- Implantación progresiva y estructurada

No podemos olvidar que implementar el teletrabajo supone un cambio en la mentalidad de cómo concebir el trabajo; La inexistencia de supervisión inmediata, La no sujeción a horario, La dependencia de objetivos más que de tiempo de trabajo, El entorno en el que se va a realizar la actividad laboral… Todo ello supone un cambio de mentalidad muy importante. No se puede hacer de la noche a la mañana. Os dejo en enlace a la página de John Kotter, profesor emérito de Harvard Business School. https://www.kotterinc.com/8-steps-process-for-leading-change/

2.- Onboarding Estructurado.

Un embarque en la empresa del nuevo trabajador, coherente y estructurado resulta fundamental. Para ello será necesario realizar un mapa temporal de dicho embarque: Firma de documentos y contratos, clarificación de expectativas y necesidades tanto del trabajador como de la empresa, presentación ante superiores, compañeros, proveedores, instituciones…

3.- Plan de Formación Inicial y Constante.

Actualmente existen multitud de herramientas que nos facilitan dicha formación. Dicha formación ha de ser suficiente, en su cantidad, y adecuada, en su complejidad y profundidad.

4.-Liderazgo adaptado al teletrabajo.

Existe una diferencia bastante sustancial respecto al liderazgo presencial. El liderazgo a distancia ha de tener definidos con una claridad meridiana una serie de elemento:

KPI´s claros, fácilmente observables, comparables y lejanos a toda incertidumbre.

Dominio de la comunicación escrita, no dando lugar a malentendidos, dobles sentidos y dando una certidumbre de objetividad. Recordemos que en la comunicación escrita no se puede emplear otros elementos del leguaje que le complementan tanto semántica como sintácticamente (entonación, gestos…)

Gestión emocional del equipo, ya que el trabajador va a estar inmerso en una nueva realidad emocional, influida por su situación no presencial.

La necesidad de un liderazgo especializado se hace más que patente, en muchas compañías está surgiendo la figura del “Remote work manager”

5.-Establecer una cultura de Teletrabajo

Esto supone un cambio cultural y actitudinal tanto por parte de la empresa como por parte del trabajador. Es preciso implantar nuevas rutinas de trabajo, mantener un contacto efectivo entre trabajadores y directivos. De suma importancia es la motivación tanto profesional como emocional de todos los integrantes de la empresa.

6.-Plan de carrera y desarrollo del empleado definido.

El trabajador y empleador han de trabajar en el desarrollo en un plan de motivación profesional y de carrera. Clarificando ascensos, premios, recompensas, condiciones laborales. Es preciso tener en cuenta que la motivación consiste en hacer que los intereses de la empresa y los del trabajador encuentren sus elementos en común y se complementen.

7.-Herramientas para el teletrabajo.

Las herramientas digitales, son uno de los elementos centrales de la revolución tecnológica. En este caso han de reunir una serie de requisitos:

Adecuadas a las funciones que se han de realizar.
Fiables, tanto desde el punto de la seguridad de los datos que se traten, como de la eficacia y eficiencia del trabajo realizado.
Versátiles y adaptables a las necesidades del trabajo y del trabajador
Estandarizada, todos los trabajadores de la misma empresa han de emplear las mismas herramientas.
Interfaz clara y eficaz. Me refiero al sistema de comunicación entre el trabajador y el sistema informático

Fuentes:

Nicholas Bloom, profesor del departamento de economía de Stanford.
John Kotter, profesor emérito de Harvard Business School
Álvaro Peinador. Todostartup.com